飲み会を企画する際、出欠の返事はLINE、口頭、フォームなど複数の手段から寄せられることが多いです。この状態では正確な人数把握が難しく、会費計算も煩雑になってしまいます。すべての返事を1つにまとめ、参加者と未回答者を整理することで、スムーズな準備と公平な会費配分が実現できます。
出欠確認用の共有ドキュメント・フォーム・スプレッドシートを1つ作成し、それを唯一の情報源にします。口頭で受けた返事や他の手段での返事は、幹事が代理で登録します。その後、メンバー一覧と回答一覧を照らし合わせて未回答者を洗い出し、期限までに個別で連絡を取ります。
期限後、確定した参加人数で会費を計算し、ドタキャンや直前キャンセルの扱いを事前に決めておきます。会費の減額対象となるのはいつからなのか、不参加でも一部負担するのかなど、ルールを明確に伝えることで、当日のトラブルを防げます。
LINEと口頭で返事がばらけたらどうまとめる？
1つの出欠ページに集約し、口頭の返事は幹事が代理で登録します。
未回答の人はどう把握する？
メンバー一覧と回答一覧を照らし合わせ、未回答者だけに個別で連絡します。
会費はいつ計算する？
締切後に確定人数で計算し、ドタキャン分の扱いを先に決めておきます。